28. 10. máme z technických dôvodov ZATVORENÉ. Vaše objednávky preto vybavíme hned v piatok 29. 10. Ďakujeme za pochopenie.

Rozcestník

Basket
Prázdny košík

Archivácia vytlačených dokladov: ako ich triediť jednoducho + rýchlo

Autorom je Míša dňa 15. 12. 2020

Chystáte sa uzatvárať účtovníctvo? Poradíme vám, ako skrotiť stohy papierov a uľahčiť si v budúcnosti prácu s vyraďovaním dokladov. 

Ukládání šanonů do archivační krabice

Hoci rastie obľuba elektronickej archivácie dokladov, 100 % bezpapierové podnikanie je zatiaľ doménou len hŕstky podnikateľov a firiem. 

Zakladače a archivačné krabice preto zostávajú nepostrádateľnými pomocníkmi vo väčšine firiem. 

Ako do nich uložiť dokumenty po uplynutí ich skartačnej lehoty? Máte dve metódy – buď môžete ukladať celé zakladače, alebo len ich obsah.
 

Metóda 1: Archivácia celých zakladačov

Dokumenty môžete archivovať priamo v zakladačoch. Je to pohodlné – proste ich dobre popíšete a uložíte do krabice na zakladače

Výhodou je, že jednotlivé listy môžete zo zakladačov pohodlne vytiahnuť a zase ich do nich vracať. Metóda sa však hodí skôr na krátkodobejšiu archiváciu.

Šanony uložené v archivační krabici
Jedna archivačná krabica pojme až 6 veľkých zakladačov.
 

Metóda 2: Archivácia do archivačných boxov

Dokumenty môžete dlhodobo uložiť aj bez zakladačov. Postup je jednoduchý: 

  1. Vytiahnete papiere zo zakladačov
  2. Zviažete ich archivačnou sponou
  3. Uložíte ich do archivačných boxov
  4. Archivačné boxy uložíte skupinovo do archivačnej krabice

Takto uložené dokumenty vydržia v dobrých skladovacích podmienkach (sucho, stála teplota) aj desiatky rokov. Pri výbere odporúčame siahnuť po boxoch z archivačnej lepenky, ktorá dokáže dokumenty chrániť lepšie ako obyčajný kartón.

Výhodou tejto metódy je, že si uvoľníte zakladače na ďalšie použitie. Stačí im vymeniť chrbtové štítky za nové.

Spojování dokumentů pomocí archivační spony
Plastová archivačná spona je k papierom šetrnejšia ako kovový mechanizmus zakladačov.

Ukladanie dokumentov do archivačného boxu EMBA
Jeden archivačný box EMBA pojme obsah i veľkých šanónov.

Ďalší pomocníci počas archivácie

Nech už si vyberiete jednu, alebo druhú metódu, triedenie dokumentov vám uľahčí ešte niekoľko obľúbených pomocníkov:

Počas práce sa vám bude hodiť ešte zošívačkaeuroobaly a popisovače.

Pomůcky pro archivaci - rozdružovače, štítky na šanony, popisovače a sešívaška.
S týmito pomôckami vám pôjde triedenie lepšie od ruky.

Produkty spomenuté v článku

Zľava z každej objednávky

Za každých 5 EUR získate 0,1% zľavy až do výšky 10%.

Poradíme vám

Na vaše otázky v pracovnej dobe odpovieme do 2 hodín. S obalmi pracujeme 10 rokov a o skúsenosti sa s vami delíme na blogu.
Prečítajte si naše rady

Garancia spokojnosti

Ak nebudete s tovarom spokojní, sami si ho vyzdvihneme a vrátime vám plnú cenu.