Chystáte sa uzatvárať účtovníctvo? Poradíme vám, ako skrotiť stohy papierov a uľahčiť si v budúcnosti prácu s vyraďovaním dokladov. 

Hoci rastie obľuba elektronickej archivácie dokladov, 100 % bezpapierové podnikanie je zatiaľ doménou len hŕstky podnikateľov a firiem. 

Zakladače a archivačné krabice preto zostávajú nepostrádateľnými pomocníkmi vo väčšine firiem. 

Ako do nich uložiť dokumenty po uplynutí ich skartačnej lehoty? Máte dve metódy – buď môžete ukladať celé zakladače, alebo len ich obsah.
 

Metóda 1: Archivácia celých zakladačov

Dokumenty môžete archivovať priamo v zakladačoch. Je to pohodlné – proste ich dobre popíšete a uložíte do krabice na zakladače. 

Výhodou je, že jednotlivé listy môžete zo zakladačov pohodlne vytiahnuť a zase ich do nich vracať. Metóda sa však hodí skôr na krátkodobejšiu archiváciu.

Jedna archivačná krabica pojme až 6 veľkých zakladačov.
 

Metóda 2: Archivácia do archivačných boxov

Dokumenty môžete dlhodobo uložiť aj bez zakladačov. Postup je jednoduchý: 

1. Vytiahnete papiere zo zakladačov
2. Zviažete ich archivačnou sponou
3. Uložíte ich do archivačných boxov
4. Archivačné boxy uložíte skupinovo do archivačnej krabice

Takto uložené dokumenty vydržia v dobrých skladovacích podmienkach (sucho, stála teplota) aj desiatky rokov. Pri výbere odporúčame siahnuť po boxoch z archivačnej lepenky, ktorá dokáže dokumenty chrániť lepšie ako obyčajný kartón.

Výhodou tejto metódy je, že si uvoľníte zakladače na ďalšie použitie. Stačí im vymeniť chrbtové štítky za nové.

Plastová archivačná spona je k papierom šetrnejšia ako kovový mechanizmus zakladačov.

Jeden archivačný box EMBA pojme obsah i veľkých šanónov.

Ďalší pomocníci počas archivácie

Nech už si vyberiete jednu, alebo druhú metódu, triedenie dokumentov vám uľahčí ešte niekoľko obľúbených pomocníkov:

• Farebné registre – slúžia na triedenie dokumentov vnútri zakladačov
• Náhradné štítky na zakladače – na štítok odporúčame poznamenať aj rok, kedy môžete dokumenty bezpečne skartovať, výrazne si uľahčíte budúce vyraďovanie
• Papier do tlačiarne – nikdy ho nie je dosť :-)

Počas práce sa vám bude hodiť ešte zošívačka, euroobaly a popisovače.

S týmito pomôckami vám pôjde triedenie lepšie od ruky.